Офіційні документи, такі як свідоцтво про народження або шлюб, документи, видані органами юстиції та судами, оформлені нотаріусами, атестати та дипломи досить часто необхідно надавати за кордоном. Перед цим документ в обов'язковому порядку має бути легалізований. Процедура підтвердження автентичності офіційних документів за кордоном значно спрощена для країн-учасниць Гаазької конвенції 1961 року. Більше 90 країн світу, які приєднилися до цієї угоди, проголосили запровадження апостиля. Апостиль – це спеціальна форма засвідчення документів, призначених для використання на території інших держав. Апостилювання є підтвердженням того, що особа, яка підписала відповідний документ, мала для цього всі необхідні повноваження. Така форма легалізації визнається офіційними органами всіх держав-учасниць Гаазької конвенції, до якої у 2002 році приєдналася і Україна.

Приймати та розглядати документи для проставлення апостиля, а також видавати їх уповноважені територіальні органи юстиції, а саме, відділи державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС). В кожному уповноваженому районному відділі ДРАЦС проставленням апостиля займається окремо призначений співробітник. Саме формування штампу апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів Електронного реєстру апостилів у вигляді електронного документа. Більше того, будь-який громадянин може безоплатно перевірити факт видачі апостиля у режимі онлайн через веб-сторінку, яку веде адміністратор Електронного реєстру.

Для проставлення апостиля необхідно подати заяву (окремо для кожного документа), оригінал документа, на якому мають проставити апостиль, а також паспорт громадянина України або ж національний паспорт іноземця. Звертатися за проставленням апостиля мають право також особи без громадянства. Вартість штампу апостиля для громадян України, іноземців та осіб без громадянства складає 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн.), юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн.). Від оплати цієї послуги звільнені інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти. Процедура займає всього 2 робочі дні, і лише у таких випадках, як необхідність отримання зразка підпису, відбитка печатки або штампа або ж здійснення перевірки документів її може бути продовжено до 20 робочих днів.

Відповідно до постанови Кабінету міністрів, було створено Електронний реєстр апостилів, який є єдиною електронною базою даних, що містить відомості про всі проставлені апостилі з дня початку його роботи (20 листопада 2015 року). 

Тепер українці можуть звертатися за проставленням апостиля до відділів державної реєстрації актів цивільного стану, отримувати цю послугу без тривалого очікування та зайвих витрат. У відділах ДРАЦС також можна дізнатись про особливості визнання документів з апостилем в тій чи іншій країні, котрі приєдналися до Гаазької конвенції.

За матеріалами Українського освітнього центру реформ